EBYS Üzerinden Diğer İzin Talepleri Nasıl Yapılır?

Selçuk Üniversitesi bünyesinde, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden farklı izin türlerine ait iş akış süreçleri dijital olarak yürütülmektedir.

Bu rehberde, yıllık ve sağlık izinleri dışında kalan diğer izin türleri için talep oluşturma süreci açıklanmaktadır.

Kapsam Dahilindeki İzin Türleri

EBYS üzerinden aşağıdaki izin türleri için talep oluşturabilirsiniz:

• 📝 Mazeret İzni
• ⚫ Vefat İzni
• 💍 Evlilik İzni
• 👶 Babalık İzni
• 🏛️ İdari İzin

1. Adım: İzin Talep Formuna Erişim

EBYS sistemine giriş yaptıktan sonra aşağıdaki menü yolunu izleyin:

📂 Evrak > Personel Evrakları > İzin Talep Formu > Ekle

2. Adım: Gerekli Belgelerin Hazırlanması ve Eklenmesi

İzin talebinde bulunmadan önce ilgili belgelerin hazırlanması gerekmektedir.

Talep türüne göre örnek belgeler:

• Evlilik izni için evlilik belgesi
• Mazeret izni için dilekçe veya destekleyici belge
• Babalık izni için doğum belgesi
• İdari izin için talep dilekçesi
• Vefat izni için ilgili belge veya dilekçe

Belge eklemek için:

• Sol üstte yer alan Ekler bölümüne gidin
• Seç ve Ekle / Dosya Seç butonu ile bilgisayarınızdan belgeyi yükleyin

3. Adım: İzin Bilgilerinin Girilmesi

Açılan formda aşağıdaki zorunlu alanları doldurun:

• İzin Başlama Tarihi
• İzin Bitiş Tarihi
• İşe Başlama Tarihi
• İzin Türü

İzin türü alanından talep edeceğiniz izin tipini seçin:

(Mazeret, Vefat, Evlilik, Babalık veya İdari izin)

Ardından İzin Sorgula butonuna tıklayarak sistem kontrolünü gerçekleştirin.

4. Adım: Birim ve Evrak Bilgilerinin Girilmesi

Form üzerinde:

• Evrakın Gittiği Yer: Kurum içi olarak seçilmelidir
• Gönderilen Makam: Kendi biriminiz (Fakülte, MYO, Daire Başkanlığı vb.)

alanlarını doldurun.

5. Adım: İzin Detaylarının Tamamlanması

İzin talebine ilişkin detayları eksiksiz girin:

• Kullanılacak İzin Süresi (gün olarak)
• Mazeret Gerekçesi
• İzni Kullanacağı Adres

6. Adım: Paraf ve İmza Yetkililerinin Belirlenmesi

• Paraflayacak Kullanıcı: İlk amiriniz
• İmzalayacak Kullanıcı(lar): Onay yetkilileri (Dekan, Müdür, Daire Başkanı vb.)

Not: İmza sıralaması hiyerarşik olmalıdır. Önce ilk imzalayacak kişi, en son en yetkili kullanıcı seçilmelidir.

7. Adım: Formun Kontrolü (Ön İzleme)

• Sol alt köşedeki Şablon Ön İzleme seçeneğini kullanın
• İzin süresi, sicil numarası ve gerekçe gibi bilgileri kontrol edin
• Eklediğiniz belgelerin form altında göründüğünü doğrulayın

8. Adım: E-İmza ile Onaya Gönderme

• İşlemler menüsüne girin
• E-İmza ile Onaya Sun seçeneğini kullanarak talebinizi gönderin

9. Adım: Onay Sürecinin Takibi

İzin talebiniz onaylandıktan sonra:

• EBYS “Görevlerim” alanında bildirim alırsınız
• “İzniniz onaylanmıştır” mesajı ile süreç tamamlanır

Önemli Hatırlatmalar

• Belgesiz başvurular gecikebilir veya reddedilebilir
• İzin türünü doğru seçtiğinizden emin olun
• Onay öncesi mutlaka ön izleme yapın