EBYS Evrak Arama, Navigasyon ve Filtreleme Teknik Kılavuzu

1. Giriş

Bu teknik kılavuz, Selçuk Üniversitesi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) içerisinde gerçekleştirilen evrak arama, filtreleme ve geri çağırma süreçlerinde sorgu performansını optimize etmek ve doğru verilere hızlı erişim sağlamak amacıyla uygulanması gereken adımları detaylandırmaktadır.

2. Evrak Arama Modülüne Erişim

'Evrak Arama' modülü, sistemdeki evrak akışını izlemek ve geçmiş kayıtlara ulaşmak için kullanılan merkezi bileşendir. Modüle erişim için aşağıdaki adımlar izlenmelidir:

1. Ana arayüzün sağ üst köşesinde konumlanan "Yıldız" (Favoriler/Hızlı Erişim) ikonuna tıklayın.
2. Açılan menüden "Evrak Arama" modülünü seçin.

3. Tarih Kriterleri ve Sorgu Optimizasyonu

Büyük veri setleri üzerinde yapılan sorgularda, tarih aralığı veri tabanı sorgu maliyetini belirleyen temel değişkendir. Aramanın belirli bir zaman dilimi ile sınırlandırılması, sistem yükünü azaltarak yanıt süresini hızlandırır.

Standart tarih filtreleri:

• 1 Ay
• 3 Ay
• 6 Ay
• 1 Yıl
• Tümü

💡 Performans Notu: Sistemde ne kadar kısa bir tarih aralığı (Örn: 1 Ay) seçilirse, veri tabanı üzerindeki I/O yükü o kadar azalır ve sorgu performansı maksimum seviyeye çıkar.

4. Görüntülenen Sonuç Kolonlarının Özelleştirilmesi

Kolon özelleştirme özelliği, arama sonuçları panelinin operasyonel ihtiyaçlara göre yapılandırılmasına imkan tanır.

Yapılandırma Adımları:

1. Sol panelde yer alan sistem tanımlı üst veri (metadata) alanlarını inceleyin.
2. İhtiyaç duyulan alanı (Örn: "İmzalayacak Kullanıcı") seçerek sağ taraftaki "Görüntülenen Kolonlar" listesine aktarın.
3. Panelin sağındaki yukarı/aşağı taşıma butonlarını kullanarak sütun önceliğini belirleyin. Listenin en üstüne taşınan veri, sonuç ekranında ilk sütunda görüntülenir.

5. Gelişmiş Arama Kriterlerinin Eklenmesi

Gelişmiş arama paneli, kullanıcı yapılandırmalarını kaydederek sık kullanılan filtrelerin her sorguda yeniden eklenmesi gereksinimini ortadan kaldırır.

Kriter Ekleme ve Kaydetme:

1. Sol listeden ilgili kriteri (Örn: "İçerik") bulun.
2. Kriterin üzerine çift tıklayarak sağ taraftaki aktif kriter paneline aktarın.
3. Panelin alt kısmında bulunan "Kaydet" butonuna tıklayarak bu filtreleme alanını kullanıcı profilinize kaydedin.

6. Numaratör (Evrak Numarası) ile Arama

Her evrak sistem tarafından atanan tekil bir kimliğe (Unique ID) sahiptir. Numaratör üzerinden yapılan sorgular, en doğrudan ve hızlı erişim yöntemidir.

• Örnek: 3793

Evrak numarası biliniyorsa, bu veri doğrudan 'Numaratör' alanına girilmelidir. Bu işlem, konu veya birim gibi ikincil kriterlere ihtiyaç duyulmadan belgenin getirilmesini sağlar.

7. Organizasyon Ağacı Üzerinden Birim Bazlı Filtreleme

Kurumsal hiyerarşi, evrakın rotasını temel alarak arama sonuçlarını daraltmak için kullanılabilir.

Navigasyon Adımları:

1. "Evrakın Geldiği Yer" alanında fare ile sağ tıklayarak hiyerarşik ağacı açın.
2. İlgili hiyerarşik yolu izleyin (Örn: Rektörlük > Genel Sekreterlik > Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı > Eğitim Öğretim Şubesi).
3. Alt birimi seçtikten sonra "Seçili Kullan" butonuna tıklayın.
4. Gerekli durumlarda "Gittiği Yer" alanını da spesifik bir birim olarak belirleyerek arama kümesini daraltın.

8. İçerik Tabanlı Arama ve Kısıtlamalar

Tam metin (full-text) arama, evrakların gövde metnini tarar. Yetki kapsamı gereği, bu işlem yalnızca kullanıcının yetkili olduğu birime gelen veya o birimden giden evraklar üzerinde gerçekleşir.

• Örnek: İçerik alanına "Kırıkkale Üniversitesi" yazıldığında, belgenin metninde bu ifadenin geçtiği kayıtlar getirilir.

⚠️ Sistem Uyarısı: İçerik tabanlı aramalar yüksek sistem kaynağı tüketir. İşlem süresinin uzamasını engellemek için bu özellik kullanılırken tarih aralığı (Örn: 1 veya 3 ay) mutlaka sınırlandırılmalıdır.

9. Arama Kriterlerinin Sıfırlanması

Sorgu doğruluğunu sağlamak ve hatalı sonuçları ("sıfır sonuç") önlemek için, her yeni işlemden önce arama panelinin temizlenmesi zorunludur.

• Her yeni arama öncesinde panelin altındaki "Temizle" butonuna tıklayın.
• Bu işlem; tüm metin alanlarını, organizasyon ağacı seçimlerini ve tarih filtrelerini varsayılan ayarlarına döndürerek önceki sorgulardan kalan verileri temizler.

10. Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

Soru: Sistemde var olduğu bilinen bir evrak aramada neden bulunamıyor?

Cevap: Arama panelindeki tarih aralığı dar bir periyot (Örn: "1 Ay") olarak seçilmiş olabilir. Tarih filtresini genişleterek veya "Tümü" seçeneğini işaretleyerek işlem tekrarlanmalıdır.

Soru: Evrak numarası bilindiğinde en hızlı arama nasıl yapılır?

Cevap: Evrak numarası sadece "Numaratör" alanına girilmeli ve anında sorgulama yapılabilmesi için diğer tüm kriterler (tarih, birim vb.) boş bırakılmalıdır.

Soru: Yeni aramalarda neden önceki sonuçlar listeleniyor veya sonuç bulunamıyor?

Cevap: Önceki aramalara ait filtreler (birim, isim vb.) panelde aktif kalmıştır. Yeni bir sorgu başlatmadan önce tüm parametreleri sıfırlamak için "Temizle" butonuna basılması gerekmektedir.